Charte de facturation RFE - Fournisseurs - Marchandise Heiwa
Cette charte précise les règles de facturation attendues par Heiwa pour les fournisseurs de marchandises, dans le cadre du renforcement des exigences de conformité et de la mise en œuvre de la Réforme de la Facturation Électronique 2026.
Elle vise à sécuriser le traitement des factures dans les systèmes Heiwa, à limiter les rejets ou litiges, et à garantir une facturation complète, structurée et conforme dès l’émission.
Les points d’attention majeurs portent sur le respect des mentions obligatoires, le principe recommandé d’une facture par commande, la correcte identification des flux marchandises via le SIREN avec suffixe MARCH, ainsi que la bonne gestion des avoirs, acomptes et escomptes.
À compter de l’entrée en vigueur de la RFE, les factures devront être transmises dans un format électronique structuré conforme à la norme EN 16931, via une Plateforme Agréée. Les factures incomplètes ou non conformes pourront être rejetées ou mises en litige, avec un impact potentiel sur les délais de paiement.
Ce document constitue donc un guide opérationnel destiné à aider les fournisseurs à adapter leurs pratiques de facturation, fiabiliser leurs données et anticiper les exigences de la facturation électronique.
Sommaire
| Rubrique |
| 1. Objet de la charte |
| 2. Règles générales de facturation |
| 2.1 Mentions obligatoires |
| 2.2 Principe fondamental : 1 facture = 1 commande |
| 2.3 Interdiction d’antidatage |
| 2.4 Gestion des non-conformités |
| 3. Règles spécifiques marchandises Heiwa |
| 3.1 Références obligatoires |
| 3.2 Routage des factures d’achats marchandises |
| 3.3 Règles concernant les avoirs |
| 3.4 Acompte |
| 3.5 Escompte |
| 4. Facturation électronique – RFE 2026 |
| 4.1 Principes |
| 4.2 Données clés à respecter |
| 4.3 Cas transitoire |
| 5. FAQ – Fournisseurs Heiwa |
| 5.1 Pourquoi la facturation électronique devient-elle obligatoire ? |
| 5.2 Suis-je obligé d’émettre des factures électroniques dès 2026 ? |
| 5.3 Les factures PDF envoyées par email seront-elles encore acceptées ? |
| 5.4 Comment dois-je transmettre mes factures à Heiwa ? |
| 5.5 Que se passe-t-il si ma facture n’est pas conforme ? |
| 5.6 Quelles sont les informations indispensables à renseigner ? |
| 5.7 Pourquoi certaines mentions sont-elles désormais indispensables alors qu’elles ne l’étaient pas avant ? |
| 5.8 Comment facturer un acompte ? |
| 5.9 Comment facturer une facture finale après acompte ? |
| 5.10 Comment gérer les avoirs ? |
| 5.11 Puis-je transmettre une facture déjà payée ? |
| 5.12 Les escomptes sont-ils autorisés ? |
| 5.13 Puis-je émettre une facture avec plusieurs commandes ou livraisons ? |
| 5.14 Que risque un fournisseur non conforme ? |
| 5.15 Que dois-je faire dès maintenant ? |
1. OBJET DE LA CHARTE
La présente charte définit les règles de facturation applicables aux fournisseurs de marchandises de la société Heiwa.
Elle vise à :
- - Garantir la conformité légale et fiscale des factures
- - Fiabiliser les traitements comptables
- - Anticiper les obligations de la Réforme de la Facturation Électronique (RFE 2026)
- - Réduire les rejets et retards de paiement
2. RÈGLES GÉNÉRALES DE FACTURATION
2.1 Mentions obligatoires
Chaque facture doit obligatoirement comporter :
- - Type de document : Facture ou Avoir
- - Numéro de facture unique (séquence chronologique continue)
- - Date d’émission
- - Identité du fournisseur (raison sociale, adresse, SIREN, TVA intracommunautaire, IBAN, BIC, nom du titulaire du compte)
- - Identité de l’entité Sonepar cliente
- - Numéro de commande Heiwa (obligatoire pour les factures marchandises)
- - Référence de livraison (BL)
- - Désignation précise des marchandises (lignes)
- - Catégorie de l’opération (livraison de biens, prestation de service, double)
- - Quantités, prix unitaires HT
- - Montant HT, TVA, TTC
- - Taux de TVA appliqué
- - Date de livraison
- - Conditions de règlement
- - Éventuelles remises ou rabais
- - Si besoin, Incoterm et pays d’origine
Toute facture incomplète pourra être rejetée ou refusée. Ces données sont imposées par la norme EN 16931 et la réforme française.
2.2 Principe fondamental : 1 facture = 1 commande
Nous recommandons vivement ce principe : une facture doit correspondre à une seule commande Heiwa.
- - La facture doit être émise après livraison complète
- - Le numéro de ligne de commande (BT-132) doit être précisé (cas où une commande indique 2 fois le même article)
Dans le cas contraire, les éléments demandés sont les suivants :
| Élément | Contexte | Référence |
| Numéro de commande à la ligne | Achats de marchandises et consommables | EXT-FR-FE-135 |
| Numéro d'avis d'expédition à la ligne | Achats de marchandises et consommables | EXT-FR-FE-140 |
| Ligne de l'avis d'expédition | Achats de marchandises et consommables | EXT-FR-FE-141 |
2.3 Interdiction d’antidatage
- - La date de facture doit correspondre à la réalité de l’émission
- - Toute facturation antidatée est interdite
- - Une facture émise tardivement doit porter la date réelle
2.4 Gestion des non-conformités
En cas de rejet :
- - Émission obligatoire d’un avoir interne
- - Réémission d’une nouvelle facture conforme
3. RÈGLES SPÉCIFIQUES ACHATS MARCHANDISES HEIWA
3.1 Références obligatoires
Pour permettre l’intégration dans notre ERP Divalto :
- - Numéro de commande Heiwa (exemple : CD 30841154)
- - Numéro de ligne de commande (si applicable)
- - Référence article Heiwa
- - Référence BL
3.2 Routage des factures d’achats marchandises
Heiwa utilise un routage qui repose sur l’identifiant complet SIREN + SUFFIXE. Le suffixe pour les achats marchandises est MARCH.
Pour une bonne orientation, le fournisseur doit donc transmettre sa facture vers :
| Typologie | Heiwa |
| Achat marchandises | 839077500_MARCH |
Point d’attention : toute facture transmise avec uniquement le SIREN, sans le suffixe MARCH, sera rejetée car elle ne permet pas l’orientation automatique vers le flux achats marchandises.
3.3 Règles concernant les avoirs
3.3.1 Avoirs sur factures
- - N° facture d’origine (BT-25) : n° référence de la facture auquel l’avoir est rattaché
- - Code type facture (BT-3) : type 381
- - Note de facture (BT-22) : motif de l'avoir
- - N° de commande d’origine (BT-13) : n° de la commande d'origine
3.3.2 Avoirs de marchandise / BFA / Commerciaux / LOG / MKT etc.
- - BT-3 (code type facture) : 381
- - BT21(AAI) / BT-22 : motif le plus précis et explicite (mots-clés) concernant BFA, ComLog, Marketing, etc.
- - BT21(SUR) / BT-22 : motifs / autres informations liées au type d’avoir (ex. : n° dossier et agence Heiwa)
Heiwa a besoin d’une identification fine des types d’avoir afin de faciliter leur traitement.
3.4 Acompte
Un acompte est une facture partielle :
- - elle porte de la TVA,
- - elle doit être facturée électroniquement,
- - elle doit obligatoirement référencer la commande.
Heiwa a retenu la règle suivante : les lignes d’acompte doivent être reprises dans les lignes de la facture finale. Cela permet d’éviter des écarts entre la comptabilité et le pré-déclaratif de TVA.
Une facture finale indiquant uniquement un « montant déjà payé » est non conforme.
3.5 Escompte
- - Le montant de la facture ne doit jamais être déjà escompté
- - L’escompte doit être mentionné
- - Si un ajustement est nécessaire, il passe par un avoir distinct
Une facture avec un montant TTC déjà réduit sera rejetée par la PA.
4. FACTURATION ÉLECTRONIQUE (RFE 2026)
4.1 Principes
- - Factures émises au format structuré (Factur-X / CII / UBL)
- - Transmission via plateforme agréée (PA)
- - Données transmises à l’administration
4.2 Données clés à respecter
- - Ne pas renvoyer une facture au format de la nouvelle réforme si celle-ci avait déjà été envoyée avant le 01/09/2026
- - Identifiant client (BT-49) = SIREN + suffixe
- - Numéro de commande obligatoire
- - Données lignes complètes : quantité, prix, TVA
4.3 Cas transitoire
Avant RFE obligatoire :
- - PDF possible (selon canal), MAIS conformité des données déjà exigée
- - 1 facture = 1 fichier PDF
- - Nom du fichier recommandé : Facture_[Nom fournisseur]_[Numéro facture].pdf
5. FAQ – FOURNISSEURS HEIWA
Contexte général
Pourquoi la facturation électronique devient-elle obligatoire ?
À compter du 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France devront émettre et recevoir leurs factures au format électronique via une Plateforme Agréée (PA). Ce dispositif permet à l’administration fiscale de sécuriser la TVA et d’automatiser les contrôles. Heiwa a choisi la Plateforme Agréée Generix Invoice Services (GIS) pour la réception de vos factures.
Suis-je obligé d’émettre des factures électroniques dès 2026 ?
Cela dépend de votre taille :
- - Oui, si vous êtes une ETI ou une Grande Entreprise
- - Non, si vous êtes une PME ou TPE (obligation en 2027)
Forme
Les factures PDF envoyées par email seront-elles encore acceptées ?
Non, à partir de septembre 2027. Un PDF simple (même envoyé par email) n’est pas une facture électronique conforme. Les factures doivent être transmises dans un format structuré conforme à la norme européenne EN 16931 (Factur-X, UBL, CII).
Transmission des factures à Heiwa
Comment dois-je transmettre mes factures à Heiwa ?
Vos factures doivent être transmises :
- - soit via votre propre Plateforme de Dématérialisation interconnectée à la PA de Heiwa,
- - soit via un portail fournisseur compatible avec la PA Generix.
Que se passe-t-il si ma facture n’est pas conforme ?
Si une mention réglementaire obligatoire est manquante, la facture est rejetée automatiquement par la PA. Si une mention métier attendue par Heiwa est absente, la facture peut être refusée (retardant son paiement – voir cahier des charges pour les cas de refus) ou mise en litige.
Mentions obligatoires sur les factures
Quelles sont les informations indispensables à renseigner ?
Les factures doivent contenir :
- - un numéro de facture unique,
- - la date d’émission,
- - un numéro de bon de commande,
- - les identifiants fiscaux (SIREN, TVA),
- - la désignation précise des biens ou services,
- - les quantités, prix unitaires, montants HT, TVA et TTC,
- - les dates de livraison ou de prestation,
- - le cas échéant, les mentions liées aux acomptes, avoirs ou escomptes.
Ces données sont imposées par la norme EN 16931 et la réforme française.
Pourquoi certaines mentions sont-elles désormais indispensables alors qu’elles ne l’étaient pas avant ?
Plus d’un tiers des mentions obligatoires sont aujourd’hui rarement ou jamais renseignées par les fournisseurs, ce qui entraînerait des rejets massifs à partir de 2026. La réforme impose une structuration stricte des données, lisible par les systèmes informatiques.
Cas fréquents générant des rejets
Comment facturer un acompte ?
Un acompte est une facture partielle : elle porte de la TVA, elle doit être facturée électroniquement, elle doit obligatoirement référencer la commande.
Comment facturer une facture finale après acompte ?
Heiwa a retenu la règle suivante : les lignes d’acompte doivent être reprises dans les lignes de la facture finale. Cela permet d’éviter des écarts entre la comptabilité et le pré-déclaratif de TVA. Une facture finale indiquant uniquement un « montant déjà payé » est non conforme.
Comment gérer les avoirs ?
Les avoirs doivent :
- - référencer précisément la facture initiale pour un avoir sur facture (type 381),
- - indiquer clairement leur nature (BFA, avoir de dérogation, avoir commercial…).
Heiwa a besoin d’une identification fine des types d’avoir afin de faciliter leur traitement. Les avoirs globaux non référencés sont non conformes.
Puis-je transmettre une facture déjà payée ?
Oui, mais uniquement si :
- - le montant payé = montant TTC,
- - le montant à payer = 0,
- - la date de paiement est renseignée.
Ce cas est souvent mal appliqué et génère des rejets ou des litiges (en plus du statut « payé » obligatoire).
Les escomptes sont-ils autorisés ?
Oui, mais :
- - le montant de la facture ne doit jamais être déjà escompté,
- - l’escompte doit être mentionné,
- - si un ajustement est nécessaire, il passe par un avoir distinct.
Une facture avec un montant TTC déjà réduit sera rejetée par la PA.
Factures complexes
Puis-je émettre une facture avec plusieurs commandes ou livraisons ?
Oui, à condition que chaque commande ou livraison soit identifiée à la ligne de facture. À défaut, la facture peut être bloquée ou mise en litige.
Conséquences pratiques pour les fournisseurs
Que risque un fournisseur non conforme ?
- - Rejet automatique de ses factures,
- - Retard de paiement,
- - Multiplication des demandes de correction,
- - Annulation par avoir interne et création d’une nouvelle facture obligatoire.
La réforme vise une facturation « juste du premier coup ».
Que dois-je faire dès maintenant ?
- - Vérifier que votre outil de facturation est compatible avec la norme AFNOR EN 16931,
- - Tester vos flux avec votre PA ou portail,
- - Mettre à jour vos pratiques sur acomptes, avoirs, escomptes,
- - Sensibiliser vos équipes comptables et ADV.