Charte de facturation RFE - Fournisseurs – Frais généraux

Cette charte s’adresse aux fournisseurs des entités Sonepar Climate, Thermimport, Heiwa, Clim-One et OCES qui émettent des factures relevant des frais généraux, c’est-à-dire des achats non marchands et des dépenses de fonctionnement.

Elle précise les informations à faire figurer sur les factures afin de permettre leur bon routage, leur imputation comptable, leur validation par les équipes concernées et leur paiement dans les meilleures conditions.

Les règles ci-après concernent notamment les prestations de services, honoraires, locations, abonnements, maintenance, fournitures internes et, plus généralement, toute facture ne relevant pas du flux marchandises.

Nous attirons particulièrement votre attention sur les points suivants :

• - Toute facture doit obligatoirement comporter les informations nécessaires à son traitement, notamment la référence de commande ou l’engagement communiqué par l'entité facturée lorsqu’il existe ;
• - La facture doit être adressée à l’entité juridique concernée et reprendre les informations d’identification attendues pour assurer son bon routage (suffixe) ;

• - La date de facturation doit correspondre à la date d’émission effective ;
• - Les factures non conformes aux règles de la charte pourront être refusées ou faire l’objet d’une demande de correction ;
• - Il n’est pas nécessaire de renvoyer au nouveau format une facture déjà transmise avant le 01/09/2026.

La transmission d’une facture déjà adressée via la plateforme de dématérialisation par un second canal de facturation officiel est fortement déconseillée et sera refusée, afin de garantir l’unicité de la facture de référence et de prévenir tout risque de traitement en doublon.

Sommaire

1. CHARTE FOURNISSEURS – FRAIS GÉNÉRAUX

1.1 Exigences métier – frais généraux

1.1.1 Références opérationnelles attendues

1.1.2 Principe recommandé : une facture = une commande, un engagement ou une référence interne

Nous recommandons que chaque facture de frais généraux fasse référence à une seule commande, un seul engagement, un seul contrat ou une seule référence interne.

La référence communiquée par chaque entité doit être reprise dans la facture afin de permettre l’identification du demandeur, du service concerné, du centre de coût ou de l’entité bénéficiaire.

Lorsque plusieurs périodes, prestations ou lignes d’engagement sont facturées, les références doivent être portées au niveau de chaque ligne de facture.

En l’absence de référence exploitable, la facture pourra nécessiter une validation manuelle complémentaire et son traitement pourra être retardé.

1.1.3 Routage des factures frais généraux

Le routage repose sur l’identifiant complet SIREN + suffixe.

Pour les frais généraux, le suffixe attendu est FRGNX : le fournisseur doit donc transmettre la facture vers :

Point d’attention : toute facture transmise avec uniquement le SIREN d’une des entités listées ci-dessus, sans le suffixe FRGNX, sera rejetée car elle ne permet pas l’orientation automatique vers le flux frais généraux.

1.2 Cas particuliers

1.2.1 Avoirs

Les avoirs de frais généraux doivent permettre d’identifier clairement la facture ou la référence interne concernée, le motif de l’avoir et, lorsque disponible, la commande, l’engagement, le contrat, l’abonnement ou le dossier interne d’origine.

1.2.2 Acomptes

Les acomptes de frais généraux doivent être rattachés à la commande, à l’engagement, au contrat, à l’abonnement ou au dossier interne concerné. La facture finale doit reprendre les lignes d’acompte afin d’éviter les écarts de rapprochement comptable et fiscal.

• - La facture d’acompte doit porter la TVA lorsqu’elle est applicable.
• - La référence doit être reprise dans la facture d’acompte.
• - Les montants d’acompte doivent être clairement identifiés dans la facture finale.

1.2.3 Escomptes

• - Le montant de la facture de frais généraux ne doit pas être déjà diminué d’un escompte.
• - L’escompte doit être mentionné distinctement lorsqu’il existe.
• - Tout ajustement postérieur doit faire l’objet d’un avoir distinct.

Une facture dont le montant TTC est déjà réduit pourra être rejetée par la plateforme agréée ou nécessiter un retraitement.

1.2.4 Affacturage et paiement à un tiers

L’affacturage est un dispositif par lequel un fournisseur cède tout ou partie de ses créances commerciales à un établissement spécialisé, appelé affactureur ou factor. Lorsque la créance est cédée, le paiement de la facture peut devoir être effectué directement auprès de l’affactureur, et non auprès du fournisseur initial.

Pour les factures de frais généraux, le fournisseur doit indiquer clairement toute situation d’affacturage, de cession de créance ou de paiement à un tiers lorsque cette information est connue au moment de l’émission de la facture.

La facture doit permettre d’identifier sans ambiguïté :

• - le fournisseur qui émet la facture ;
• - le tiers bénéficiaire du paiement, par exemple l’affactureur ;
• - les coordonnées de paiement cohérentes avec ce tiers ;
• - la référence de la facture, de la créance ou de la cession si elle est disponible.

Si l’affacturage est mis en place après l’émission de la facture, le fournisseur doit informer Sonepar selon le processus habituel et transmettre l’information indiquant que la facture a été affacturée.

Une facture à payer à un tiers sans identification claire de ce tiers pourra être rejetée, mise en litige ou bloquée afin d’éviter tout risque de paiement erroné.

2. OBLIGATIONS GÉNÉRALES LIÉES À LA RÉFORME DE LA FACTURATION ÉLECTRONIQUE

Cette partie regroupe les obligations générales liées à la Réforme de la Facturation Électronique. Elle s’applique à l’ensemble des fournisseurs, qu’ils relèvent du flux marchandises ou du flux frais généraux.

Elle distingue les exigences réglementaires communes des règles opérationnelles spécifiques présentées dans la charte ci-dessus.

2.1 Principes réglementaires

Les éléments de cette partie relèvent du cadre réglementaire français de la facturation électronique. Ils s’appliquent indépendamment des règles internes propres à l’entité facturée :

• - Factures émises au format structuré (Factur-X / CII / UBL)
• - Transmission via plateforme agréée (PA)
• - Données transmises à l’administration

2.2 Données et formats obligatoires

• - Émission dans un format structuré conforme à la norme EN 16931.
• - Transmission via une Plateforme Agréée ou un dispositif compatible avec la réforme.
• - Présence des mentions obligatoires et des données structurées nécessaires au traitement fiscal et réglementaire de la facture.

2.3 Période transitoire et pratiques avant généralisation

Avant l’entrée en vigueur obligatoire de la RFE :

• - Le PDF peut rester possible selon le canal utilisé, mais la conformité des données attendues demeure exigée.
• - 1 facture = 1 fichier PDF
• - Nom du fichier recommandé : Facture_[Nom fournisseur]_[Numéro facture].pdf